Sociale Veiligheid

Op het gebied van Sociale Veiligheid (voor de doelgroep en voor de vrijwilligers zelf) heeft de Stichting Samen Spelen het volgende beleid vastgesteld.

1. Wanneer de Stichting vrijwilligers nodig heeft, wordt er via de regionale een auditie aangekondigd, waarvoor potentiele vrijwilligers zich kunnen aanmelden.
2. Tijdens die auditie worden diverse activiteiten en spellen van de Stichting uitgelegd en ook de regelingen, die er zijn op het gebied van vrijwilligers.
3. Voordat een vrijwilliger actief kan worden bij de Stichting wordt van hem/haar gevraagd een recent VOG over te leggen, waarin de functie-aspecten 84 en 85 worden vermeld.
4. Voor alle vrijwilligers geldt een Gedragscode. Naast diverse beleidsregels is hierin het telefoonnummer vermeld van de vertrouwenspersoon. Deze code moeten vrijwilligers ondertekenen, bij de aanvang van hun activiteiten voor de stichting. De gedragscode is in te zien, via onderstaande link.
5. In verband met de organisatie en administratie van spelactiviteiten en onkostenvergoedingen, moeten diverse privé-gegevens van vrijwilligers worden vastgelegd in de administratie. Daarom moeten alle vrijwilligers bij de aanvang van hun activiteiten een AVG-verklaring ondertekenen.
6. Om de twee jaar wordt er een bijeenkomst georganiseerd, waarin vrijwilligers hun mening kunnen geven over diverse zaken vrijwilligers aangaand. Zo mogelijk zal aan de hieruit vloeiende opmerkingen en aanbevelingen vervolg worden gegeven.
7. Om de twee jaar (afwisselend met de activiteit in het vorige punt) zal door de feestcommissie (bestaande uit twee vrijwilligers) een leuke activiteit worden georganiseerd, waaraan ook de partner van de vrijwilliger mag deelnemen.
8. Binnen het Bestuur van de Stichting is een bestuurslid fulltime belast met het vrijwilligersbeleid. Dit bestuurslid is (evenals de vertrouwenspersoon) het contactadres voor alle vrijwilligers. Vrijwilligers kunnen zelf bepalen of zij zich tot dit bestuurslid of tot de vertrouwenspersoon wenden.
9. Elk jaar worden intern of extern geregelde workshops/ trainingen georganiseerd, om vrijwilligers zoveel als mogelijk is een professionele bagage te geven, die zij kunnen gebruiken in hun spelactiviteiten.
10. Een bestuurslid van de Stichting Samen Spelen is jaarlijks aanwezig bij bijeenkomsten van het Lokaal Comté Vrijwilligers, dat wordt georganiseerd door de Stichting Welzijn Castricum. Op die manier blijft de Stichting op de hoogte van allerlei zaken, vrijwilligers aangaand, binnen de Gemeente Castricum.
11. Voordat een spel gespeeld gaat worden op een locatie ergens in Nederland, wordt door de voorzitter van de Stichting een bezoek gebracht aan die locatie. Tijdens dat bezoek komen o.m. de volgende zaken aan de orde:

• Medische of andere beperkingen van de kinderen, opdat het juiste spel aan de juiste kinderen wordt aangeboden;
• Inhoud van het betreffende spel, zodat de aanwezige begeleiding weet wat er gaat gebeuren en de kinderen daarop kunnen voorbereiden;
• Locatie in de instelling of school, waar de activiteiten worden uitgevoerd;
• Locatie in de instelling of school, waar de vrijwilligers zich kunnen omkleden en schminken en zich kunnen voorbereiden op de uitvoering. Hierbij wordt gekeken naar een ruime, zo mogelijk afsluitbare locatie, waar minimaal 5 personen gemakkelijk enige tijd kunnen vertoeven.

12. Alle spellen van de Stichting Samen Spelen worden begeleid door een vrijwilliger/spelbegeleider/coördinator, die namens de Stichting het contact regelt tussen de spelers/vrijwilligers en de begeleiding in de instelling of school.
13. Na afloop van elk spel wordt aan de betreffende instelling of school een evaluatieformulier gestuurd, met het verzoek dit in te vullen en terug te sturen/ mailen. Hierin wordt gevraagd naar de uitvoering van de rollen van de diverse spelers en naar de aangeboden presentjes. Ook wordt gevraagd of men nog meerdere spellen wil krijgen in de toekomst.
14. Na verloop van een aantal jaren wordt een evaluatiebezoek gebracht aan de instelling of school, waarin o.m. aan de orde komen hoe men de activiteiten van de Stichting Samen Spelen heeft ervaren en of men deze wil blijven continueren.
15. Zo mogelijk verschijnt 3 keer per jaar een Nieuwsbrief, waarin de vrijwilligers en de donateurs op de hoogte worden gehouden van allerlei activiteiten in de Stichting. Veel voorkomende onderwerpen zijn, spelactiviteiten, mutaties in het vrijwilligersbestand en de speel-agenda.
16. Voorts worden vrijwilligers, donateurs en anderen over het wel en wee van de Stichting Samen Spelen op de hoogte gehouden door berichten op de Sociale Media Facebook en Instagram.
17. De Stichting Samen Spelen heeft een ANBI Status, publiceert jaarlijks haar financieel verslag op de website van de Stichting en haar jaarverslag wordt jaarlijks beoordeeld door een registeraccountant.